Statuts

Écrit par HOMODONNEUR le . Publié dans Textes internes

Statuts de l’association HOMODONNEUR

 

 

Modifiés par : Assemblée Générale Ordinaire, le 30 janvier 2016

Sommaire

Titre premier : Description. 1

Article premier : Dénomination. 1

Article 2 : Identité. 1

Article 3 : But. 1

Article 4 : Siège social1

Article 5 : Durée. 1

Article 6 : Composition. 1

Article 7 : Ressources. 1

Titre II : Eléments et Organes. 2

Article 8 : Membres Actifs. 2

Article  9 : Assemblées Générales. 2

Article 10 : Bureau. 2

Article 11 : Vérificateur Du Bureau. 2

Article 12 : Conseiller Du Bureau. 2

Article 13 : Antennes Régionales. 2

Article 14 : Commissions. 3

Titre III : Fonctionnement. 4

Article 15 : Règlement Intérieur. 4

Article  16 : Modification des Textes. 4

Article 17 : Réunions. 4

Article 18 : Décisions. 4

Article 19 : Actions. 4

Article 20 : Négociation et Représentation. 4

Article 21 : Dissolution. 4


Titre premier : Description

Article premier : Dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour titre “HOMODONNEUR ”.

Article 2 : Identité

Cette association, dénommée par la suite ‘Collectif’, se définit par le logo présenté en page de garde et le slogan “Chaque bras compte !’’ ; cette identité se complète par l’ensemble des visuels diffusés.

Article 3 : But

Ce Collectif national de Donneurs de sang a pour quintuple but :
1) De représenter officiellement les 25 000 Donneurs de sang masculins exclus du circuit transfusionnel à cause de leurs relations homosexuelles,
2) De militer pour le don du sang pour tous aux mêmes conditions que les autres Donneurs,
3) De se positionner sur les thématiques transfusionnelles exclusivement,
4) D’assurer la promotion du don de sang sous toutes ses formes,
5) D’organiser des collectes de sang.

Article 4 : Siège social

Le siège social est fixé à la Communauté Municipale de Santé 2 rue Malbec 31000 Toulouse.

Article 5 : Durée

La durée du Collectif est illimitée.

Article 6 : Composition

Le Collectif se compose de :
- Membres Actifs, personnes physiques payant chaque année une cotisation et participant à la vie démocratique et opérationnelle du Collectif.
- Sympathisants, personnes physiques soutenant moralement le Collectif et participant à ses Actions.
- Membres Bienfaiteurs, personnes physiques ou morales soutenant financièrement le Collectif et s’acquittant chaque année d’une cotisation libre mais supérieure à celle des Membres Actifs.
- Membres d’Honneur, personnes physiques ou morales ayant remarquablement aidé le Collectif.
Ces différentes catégories de membres ne sont pas cumulables entre elles.

Article 7 : Ressources

Les ressources du Collectif comprennent les cotisations, les subventions et toutes recettes autorisées par la loi.

Titre II : Eléments et Organes

Article 8 : Membres Actifs

Les Membres Actifs pour rôle d’apporter la force militante au Collectif.
Ils constituent au sens juridique du terme les membres du Collectif.
La qualité de Membre Actif s’acquiert par vote du Bureau et se conserve par tacite reconduction.
La qualité de Membre Actif se perd :
1) automatiquement par décès, démission ou radiation administrative,
2) par vote du Bureau pour les cas de suspension ou d’exclusion.

Article  9 : Assemblées Générales

Les Assemblées Générales ont pour but d’établir la stratégie du Collectif.
L’Assemblée Générale Ordinaire a lieu chaque année en janvier.

Article 10 : Bureau

Le Bureau a pour but de fixer les objectifs du Collectif. 
Le Bureau est l’organe Décisionnaire central du Collectif.
Le Bureau est l’organe exécutif de toutes les Décisions, qu’il réalise directement ou par délégation.
Il est force de proposition principale du Collectif, mais non exclusive.
Il est élu en Assemblée Générale pour un an parmi les Membres Actifs.
Il se compose d’un Coordinateur, premier signataire et responsable pénal, civil et moral du Collectif, qui coordonne la vie associative en interne et représente le Collectif auprès des tiers ; d’un Secrétaire-Comptable, deuxième signataire et responsable administratif du Collectif, qui assure une parfaire communication entre tous les organes et membres du Collectif ainsi qu’avec les tiers ; d’Animateurs Régionaux, responsables d’Actions sur un lieu géographique déterminé , qui assurent la bonne mise en œuvre des Actions avec les Membres Actifs et Sympathisants, ainsi qu’avec les tiers ; d’Animateurs de Commissions, responsables de propositions de leurs Commissions respectives, en étroite relation avec le Bureau.
Les deux signataires du Collectif sont deux personnes physiques distinctes.
Le Règlement Intérieur décrit la liste des autres membres possibles du Bureau et leurs attributions.

Article 11 : Vérificateur Du Bureau

Un Vérificateur Du Bureau, responsable du contrôle démocratique, est élu pour un an par l’Assemblée Générale parmi les Membres Actifs, afin d’assurer le contrôle du Bureau.

Article 12 : Conseiller Du Bureau

Un Conseiller du Bureau est éventuellement élu par l’Assemblée Générale pour un an non renouvelable, afin d’assurer la meilleure transition entre le Bureau sortant et l’entrant.

Article 13 : Antennes Régionales

Les Antennes Régionales sont dépendantes sur le plan juridique du Collectif et en adéquation avec la stratégie et les objectifs, tout en étant autonomes sur le plan opérationnel.

Article 14 : Commissions

Les Commissions ont pour but de proposer toutes réflexions et Actions correspondantes à leurs domaines respectifs. Les Actions sont validées de façon tacite par le Bureau, sinon il s’autosaisit et se prononce sur l’opportunité de toute Action proposée.

Titre III : Fonctionnement

Article 15 : Règlement Intérieur

Le Règlement Intérieur est subordonné aux Statuts, qu’il précise et complète.

Article  16 : Modification des Textes

Les modifications des Textes ont lieu exclusivement suivant les conditions prévues par les Textes.

Article 17 : Réunions

Les Réunions s’effectuent à huis clos, en présence exclusive des personnes composant l’organe concerné et sans communication aux tiers du contenu de la Réunion, hormis les cas explicitement prévus par les Textes et les Décisions conformes aux Textes.

Article 18 : Décisions

Les Décisions sont soumises aux obligations légales et prises en conformité avec les Textes, par vote électronique, en téléréunion ou en Réunion.
Seuls les Membres Actifs à jour de leurs cotisations pour l’année civile en cours ont droit de voteet sont éligibles.

Article 19 : Actions

Les Actions se déroulent en quatre étapes :
- élaboration
- délégation
- réalisation
- bilan

Article 20 : Négociation et Représentation

Les Actions de Négociation et de Représentation sont effectuées par deux personnes du Bureau désignées en fonction de leurs disponibilités et compétences.

Article 21 : Dissolution

La Dissolution du Collectif est prononcée en Assemblée Générale Extraordinaire à l’unanimité absolue. Elle ne peut avoir lieu qu’avec l’accès au don du sang pour tous aux mêmes conditions que les autres Donneurs. L’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1° juillet 1901 et aux dispositions du décret du 16 août 1901.


Fait à Toulouse, le 30 janvier 2016

       Le premier signataire,                                                     Le second signataire

Règlement Intérieur

Écrit par HOMODONNEUR le . Publié dans Textes internes

Règlement Intérieur de l’association HOMODONNEUR

 

 

Modifiés par : Assemblée Générale Ordinaire, le 30 janvier 2016


Sommaire

Titre premier : Précisions. 1

Article premier : But. 1

Article 2 : Composition. 1

Article 3 : Membres Actifs. 1

Article 4 : Bureau. 1

Article 5 : Vérificateur Du Bureau. 1

Article 6 : Conseiller Du Bureau. 2

Article 7 : Commissions. 2

Article 8 : Modification des Textes. 2

Article 9 : Décisions. 2

Article 10 : Actions. 2

Titre II : Compléments. 3

Article 11 : Confidentialité. 3

Article 12 : Adhésion à d’autres personnes morales. 3

Article 13 : Signature de contrats. 3

Article 14 : Annexes. 3


Titre premier : Précisions

Article premier : But

Dans le respect de l’article 3-3) des Statuts, le Collectif participe toutefois à la vie démocratique des associations dont il est adhérent.

Article 2 : Composition

L’octroi avec l’accord de la personne concernée ou la perte avec l’information de la personne concernée de la qualité de Sympathisant, Membre Bienfaiteur et Membre d’Honneur s’effectue par simple Décision du Bureau.

Article 3 : Membres Actifs

Pour l’admission, la suspension et l’exclusion le Membre Actif en question ne rentre pas dans le collège électoral, en revanche il siège et a droit d’expression pour la suspension et l’exclusion. Les conséquences de la suspension et de l’exclusion sont la suppression des informations, du droit de siéger, d’expression et de vote.
En cas de procédure de suspension ou d’exclusion disciplinaire de tout Membre Actif, le Vérificateur Du Bureau prioritairement ou tout autre Membre Actif non impliqué est obligatoirement sollicité pour effectuer une médiation.
En cas d’exclusion uniquement, le Membre Actif a droit comme voie de recours, à solliciter une Assemblée Générale Extraordinaire avec pour ordre du jour sa réintégration à la majorité qualifiée des deux tiers, selon les modalités de convocations prévues.

Article 4 : Bureau  

Les autres membres possibles du Bureau sont les suivants :
- Lecteur-Correcteur, chargé d’assurer la correction et le proposition de reformulation de tous les documents du Collectif
- Porte Parole, chargé d’assurer la communication externe du Collectif
- Webmaster, chargé d’assurer l’administration du site internet et des réseaux sociaux du Collectif
Le mandat d’un membre du Bureau élu au cours d’une Assemblée Générale Extraordinaire se termine à l’Assemblée Générale Ordinaire.
En cas de décès, démission, suspension ou exclusion d’un membre du Bureau, une Assemblée Générale Extraordinaire est automatiquement convoquée afin de pourvoir au remplacement provisoire ou définitif.

Article 5 : Vérificateur Du Bureau  

Cette fonction n’est évidemment pas compatible avec le cumul d’une fonction au Bureau.
Ce mandat n’est pas renouvelable, sauf en cas de manque de candidat.
En cas de décès, démission, suspension ou exclusion du Vérificateur du Bureau, une Assemblée Générale Extraordinaire est automatiquement convoquée pour pourvoir au remplacement provisoire ou définitif.

Article 6 : Conseiller Du Bureau  

Cette fonction n’ayant qu’un but exclusif de conseil, cet élu du Bureau ne dispose pas de droit de vote. En revanche il dispose des mêmes droits et devoirs que tout autre membre du Bureau. Pour être éligible il faut avoir été Coordinateur et justifier d’une expérience d’au moins deux ans cumulée au sein du Bureau. Cette fonction n’est évidemment pas compatible avec le cumul d’une autre fonction. En cas de décès, démission, suspension ou exclusion du Conseiller du Bureau, une Assemblée Générale Extraordinaire est éventuellement convoquée pour pourvoir au remplacement provisoire ou définitif.

Article 7 : Commissions

Les Commissions diverses et variées sont créées par Décisions d’Assemblée Générale. Leur durée peut être limitée à la réalisation d’une mission ou bien être permanente.

Article 8 : Modification des Textes

Toutes modifications éventuelles ont lieu après une phase obligatoire de concertations et d’études préalables quant aux conséquences et à la cohérence des Textes modifiés.
Le Bureau vote au préalable l’ouverture d’un chantier de modification des Textes, suite à la demande d’un ou de plusieurs Membres Actifs.
Le Bureau désigne une personne chargée d’effectuer la collecte des avis et la synthèse des amendements proposés en amendements qu’il lui soumet ensuite.

Article 9 : Décisions

En cas de vide juridique et d’urgence, le Coordinateur si la Décision concerne le Bureau, le Bureau si la Décision concerne le Collectif, l’Animateur Régional si la Décision concerne l’Antenne Régionale dispose d’un devoir d’initiative. L’organe compétent statue définitivement par la suite, à l’occasion de sa plus proche Réunion.
Toutes Décisions et Actions effectuées en contradiction avec les Textes sont annulées de fait dès le constat établi par un membre du Bureau.
Les dérogations ne sont possibles qu’après constat à l’unanimité absolue par l’organe concerné de l’incohérence, de l’inapplicabilité ou de la vacuité de la règle et s’effectuent par Décision à l’unanimité absolue de l’organe concerné. Si une dérogation est décidée, elle est impérativement motivée et inscrite au Procès Verbal, la plus proche Assemblé Générale en est informée.

Article 10 : Actions

Le Bureau fixe pour chaque étape une date limite au-delà de laquelle les modalités de réalisation de l’Action ne sont plus modifiables.L’annulation éventuelle d’une Action s’effectue à l’unanimité absolue du Bureau.

Titre II : Compléments

 

Article 11 : Confidentialité

Hormis les cas de diffusions d’informations clairement stipulées, les Membres Actifs du Collectif sont tenus à la plus stricte confidentialité. Cette clause vaut également après leurs éventuels départs.
Les Textes sont mis à la disposition du public.
Les comptes rendus des Réunions du Bureau sont mis à la disposition du Bureau exclusivement.
Les comptes rendus des Réunions de Membres Actifs sont mis à la disposition des Membres Actifs exclusivement.
La tenue de Négociations avec quelque institution que ce soit, quelque personne que ce soit, ainsi que tout code nécessaire ne sont connues que du Bureau et du Vérificateur Du Bureau.
Le Bureau peut décider, à l’unanimité de ses membres, de transférer la confidentialité d’une information soit au niveau des Membres Actifs, soit au grand public.

Article 12 : Adhésion à d’autres personnes morales

Les adhésions et les retraits à d’autres structures s’établissent par Décisions d’Assemblée Générale ; toutes Décisions en interne de ces structures s’établissent par Décisions du Bureau.

Article 13 : Signature de contrats

Toutes conclusions de contrats ou conventions avec des tiers s’établissent par Décision du Bureau.

Article 14 : Annexes

Les Annexes sont subordonnées aux Statuts et au Règlement Intérieur, et se présentent sous forme de deux catégories de documents : ceux modifiés par Assemblée Générale et ceux modifiés par le Bureau. Ces Annexes s’appliquent au même titre que les Statuts et le Règlement Intérieur à l’ensemble du Collectif.
La liste des documents modifiables par Assemblée Générale est la suivante :
- Annexe A 1 : Position Officielle
- Annexe A 2 : Code de Déontologie
- Annexe A 3 : Code de Procédures
La liste des documents modifiables par le Bureau est la suivante :
- Annexe A 4 : Charte de Communication
- Annexe A 5 : Modalités Administratives


Fait à Toulouse, le 30 janvier 2016

       Le premier signataire,                                                     Le second signataire

A3

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Code de Procédures

Admission et perte de la qualité de Membre Actif et/ou d’Elu

 

Preuves

Constat

Admission Membre Actif

-          Renseignement et signature du bulletin d’adhésion

-          Réputée acquise une semaine après envoi d’un écrit au Bureau, en l’absence de Veto

-          Cotisation encaissée

Secrétaire-Comptable

Décès

Certificat de décès ou presse

Secrétaire-Comptable

Démission

Lettre datée et signée, mail ou annonce en Réunion

Secrétaire-Comptable

Radiation Administrative

Non-paiement de cotisation au terme de 365 jours

Automatique à chaque début d’Assemblée Générale

Suspension

Proposition

Raisons

Décision

Durée Max.

Conservatoire

1 Membre Actif

Atteinte grave à l’image du Collectif

Coordinateur

Jusqu’à Décision du Bureau

Disciplinaire

1 Membre Actif

Non respect des Textes et des Décisions

2/3 du Bureau

6 mois

Exclusion

Proposition

Raisons

Décision

Disciplinaire

1 Membre Actif

Non respect aggravé des Textes et des Décisions ou récidive

Unanimité Absolue du Bureau

Définitions pour les votes

Collège électoral

-          Assemblée Générale : Membres Actifs présents ou représentés

-          Antennes ou Commissions : Membres Actifs appartenant

-          Bureau : membres du Bureau

Abstention

-          Absence lors du vote (pour unanimité absolue uniquement)

-          Explicitement formulée

Blanc

-          Explicitement formulé

Nul

-          Vote annulé par l’organisateur des votes pour réponse inappropriée

Organisateur des votes

-          Coordinateur, Vérificateur Du Bureau si élection du Bureau

-          Prépondérance de sa voix pour départager un vote, sauf élections

Unanimité absolue

-          Toutes les personnes du collège électoral se sont exprimés par le même vote sans aucune abstention, blanc ou nul

Unanimité

-          Toutes les personnes présentes se sont exprimés par le même vote sans aucune abstention, blanc ou nul

Exprimés

-          Votes répondant aux divers choix à la question posée

-          Vote blanc

Non exprimés

-          Abstention

-          Nul

Vote à bulletin secret

-          Interdit

Vote à choix supérieur à 2

-          Autant de tours que nécessaire pour éliminer de proche en proche le choix le plus minoritaire

-          Arrêt soit à l’obtention d’une majorité absolue, soit à la majorité relative pour le dernier tour ou soit à l’obtention d’une majorité qualifiée

Modalités relatives à toutes les Réunions

Type

Convocation

Ordre du jour

Quorum

Amendements

Assemblée Générale Ordinaire

Bureau, 15 jours avant

Bureau

Un membre du Bureau + un Membre Actif

Interdits

Assemblée Générale Extraordinaire

Coordinateur

ou plus de 1/2 des Membres Actifs, 15 jours avant

Coordinateur

ou Membres Actifs demandeurs

2 Membres Actifs

Interdits

Bureau

Coordinateur ou plus de 1/2 des membres, 24H avant

Coordinateur

2 membres du Bureau

Autorisés après validation en début de séance

Membres Actifs

Bureau, 7 jours avant

Bureau

Un membre du Bureau + un Membre Actif

Autorisés après validation en début de séance

Antennes Régionales

L’Animateur concerné, 7 jours avant

L’Animateur concerné

L’Animateur concerné

Autorisés après validation en début de séance

Commissions

L’Animateur concerné, 7 jours avant

L’Animateur concerné

L’Animateur concerné

Autorisés après validation en début de séance

Toutes

Les procurations sont exclusivement autorisées en Assemblée Générale.

Le responsable de la Réunion attribue les tours de paroles et déroule l’ordre du jour en faisant respecter le temps alloué à chaque point.

Ordre du jour type de l’Assemblée Générale Ordinaire

-          Ouverture de l’Assemblée Générale Ordinaire par le Coordinateur

-          Discours des Invités

-          Bilan moral, d’activité et financier

-          Rapport du Vérificateur Du Bureau

-          Approbations des bilans

-          Election du Vérificateur Du Bureau

-          Fixation du montant de la cotisation

-          Modifications des Textes s’il y a lieu

-          Votes divers

-          Questions diverses

-          Election du Bureau

-          Election du Conseiller Du Bureau s’il y a candidature

-          Clôture de l’Assemblée Générale Ordinaire par le Coordinateur

Elections

Appel à candidatures

-          Lors de l’Assemblée Générale Ordinaire

-          Eventuellement lors d’Assemblée Générale Extraordinaire

Responsable des élections

-          Coordinateur s’il n’est pas candidat à l’élection

-          Vérificateur Du Bureau

Présentation des candidats

-          1 minute par candidat, tour de présentation dans l’ordre alphabétique

Ordre d’élection

-          Autres Membres du Bureau, suivant l’ordre alphabétique, Animateurs, suivant l’ordre alphabétique de leur Antenne ou Commission puis Secrétaire-Comptable et Coordinateur

Cumul de mandats

-          Le cumul des mandats n’est autorisé qu’en cas de manque de candidats

Majorités requises pour les Décisions et pour les modifications de Textes

Majorité

Décisions et modifications d’articles

Unanimité Absolue

-          Décision fondamentale non urgente

-          Statuts : articles 3, 5, 15, 16 et 21

-          Règlement Intérieur : article 8

Unanimité

-          Décision fondamentale urgente

-          Statuts : articles 1, 2, 6, 8, 9, 10, 11,12, 13 et 14

-          Règlement Intérieur : article 14

-          Annexe : A 2 et A3

2/3

-          Décision importante

-          Statuts : articles 17, 18, 19 et 20

-          Règlement Intérieur : articles 3, 9, 10 et 11

-          Annexe : A 1 et A 5

Simple

-          Décision secondaire

-          Statuts : articles 4 et 7

-          Règlement Intérieur : articles 1, 2, 4, 5, 6, 7, 12 et 13

-          Annexe : A 4

Le Coordinateur ou le Responsable de Réunion classe chaque Décision avant chaque scrutin suivant l’importance et l’urgence qu’il lui accorde, après consultation éventuelle.
Les changements de numéro consécutifs à l’ajout ou au retrait d’articles ou d’Annexes ne sont pas considérés comme des modifications.

Fait à Toulouse, le 30 janvier 2016

       Le premier signataire,                                                     Le second signataire

A4

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Charte de Communication

Outils de communication

Contenu

Tous les outils

Seuls le Bureau et le Vérificateur Du Bureau ont les codes d’accès.

Seules les personnes du Bureau sont habilitées à agir selon leurs compétences.

La communication est appropriée en fonction des personnes ciblées et du message souhaité.

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Ces adresses mails sont les adresses officielles et exclusives du Collectif.

Toute réponse s’effectue par copie à la même adresse de messagerie.

Tout mail reçu, hormis les cas d’abus, reçoit au minimum une réponse de prise en charge du contenu du message dans les 24 heures qui suivent sa réception.

http://www.homodonneur.org

Ce site est le site officiel et exclusif du Collectif.

Il comporte trois niveaux d’accès :

-          Un niveau non restreint accessible au grand public

-          Un premier niveau de restriction accessible aux seuls Membres Actifs

-          Un deuxième niveau de restriction accessible au Bureau et au Vérificateur Du Bureau

https://www.facebook.com/groups/113488218027/?fref=ts

Ce groupe Facebook est le groupe officiel et exclusif du Collectif.

Il est un espace d’échange et de militantisme du Collectif.

Les propos interdits par la loi ou sans rapport avec notre objet seront supprimés, l’utilisateur éventuellement banni.

https://www.facebook.com/rhesusdemazameth/

Cette page Facebook est la page officielle et exclusive du Collectif.

Elle est le lieu d’expression humoristique de notre porte-parole virtuel, Rhésus de Mazameth – prophète du don du sang pour tous.

https://twitter.com/HOMODONNEUR

Ce compte Twitter est le compte Twitter officiel et exclusif du Collectif.

Il sert à la communication instantanée du Collectif.

http://www.youtube.com/user/Homodonneur

Ce compte Youtube est le compte Youtube officiel et exclusif du Collectif.

Il sert à la communication vidéo du Collectif.

Fait à Toulouse, le 30 janvier 2016

       Le premier signataire,                                                     Le second signataire

A5

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Modalités Administratives

Admissions

Le bulletin de demande d’admission de Membre Actif, quel qu’en soit la forme, comporte les éléments suivants :
- le titre (Monsieur ou Madame)
- le(s) prénom(s)
- le nom
- l’adresse postale
- l’adresse mail (renseignement facultatif mais conseillé)
- le numéro de téléphone portable ou fixe par défaut (renseignement facultatif mais conseillé)
- l’information du montant de la cotisation pleine et réduite
L’acceptation est motivée suivant le respect des Textes, le refus quant à lui ne peut être motivé ni par aucune discrimination ni par mauvaise réputation de l’intéressé mais bel et bien par vote du Bureau qui n’a pas à justifier son choix. Les acceptations tout comme les refus sont notifiés anonymement sur les Procès-Verbaux, les acceptations seront de plus validées par les inscriptions dans la base de données.
En cas de cotisation effectuée après le premier septembre, celle-ci est enregistrée au premier janvier de l’année civile suivante.
La fiche de Sympathisant ou de Membre d’Honneur est renseignée par le Bureau sans mention de cotisation, mais avec les autres renseignements prévus pour les Membres Actifs.
La fiche de Membre Bienfaiteur indique le montant de la cotisation minimale, avec les autres renseignements prévus pour les Membres Actifs.
Pour les Membres Bienfaiteurs et Membres d’Honneur, le renseignement du titre prévoit en plus le statut d’association ou d’entreprise.

Base de données

Les données relatives aux Membres Actifs sont traitées au moyen d’un fichier qui permet de suivre :
- les mouvements d’entrée et de sortie
- les cotisations
- les prises de responsabilités (dates d’entrée en fonction et sortie, postes concernés)
Les données relatives aux Sympathisants, Membres Bienfaiteurs, Membres d’Honneur, Associations et de leurs Membres, Personnalités, Administrations et tiers et de leurs Membres, Média et Journalistes sont traités uniquement sur leurs tables appropriées.
Toute personne dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations la concernant.
Tout décès, démission, radiation administrative ou exclusion d’un Membre Actif uniquement entraine la suppression automatique de toutes ses données, hormis son numéro de membre.

Cahier de présence

Le cahier de présence est renseigné par chaque personne présente à chaque Réunion par l’apposition de son prénom et de son nom, éventuellement de sa signature.
En cas de téléréunion, le Secrétaire-Comptable renseigne la liste des participants, dans tous les cas la date et le nom de la Réunion sont mentionnés.

Archives

Sont archivés en deux ensembles distincts les documents de l’année en cours et les documents des années passées.
Sont compris dans les documents en cours :
- Le dernier Journal Officiel
- Le dernier récépissé de la Préfecture
- Le Registre Spécial Obligatoire
- Les derniers Textes
- Les derniers rapports (moral, activité, financier et du Vérificateur Du Bureau)
- La dernière liste de Membres (du Bureau, Actifs, Sympathisants, d’Honneur, Bienfaiteurs)
- Les Ordre Du Jour de l’année
- Les Procès Verbaux de l’année
- Le contrat d’assurance responsabilité civile de l’année
- Le contrat du compte bancaire
- Les justificatifs comptables de l’année (factures, relevés de compte)
Les documents des années passées sont ceux de la liste précédente, antérieurs à l’année en cours, hormis le Registre Spécial Obligatoire.
Toutes les documents sont conservées à vie, sauf les documents suivants :
- procurations : trois mois
- accords administratifs pour Réunions (détruits dès activité passée)

- courriers non-officiels (publicités, renseignements…)

Tenue des comptes

Les comptes sont établis via un logiciel permettant l’établissement de documents en partie double.
La banque retenue pour le compte chèque est modifiable par simple décision du Bureau.
Les membres du Bureau détiennent tous la signature du compte.
Les Décisions relatives aux dépenses sont prises par le Bureau à la majorité simple, le droit de veto du Secrétaire-Comptable n’est opposable qu’en cas de Décision amenant à une incapacité à honorer la dépense ou les autres dépenses à venir.
Les frais de déplacement ne sont remboursés que sur la base de subventions dédiées à cette charge.

Convocations Assemblées Générales

Les convocations d’Assemblées Générales comportent obligatoirement les éléments suivants :
- date
- horaires
- lieu ou moyen de Réunion
- ordre du jour
En outre, elles s’effectuent impérativement par l’envoi d’un courrier, d’un sms et d’un mail à chaque Membre Actif à jour de ses cotisations pour l’année civile en cours, et sont connues du grand public au travers du site Internet et des réseaux sociaux.

Procurations

Les procurations comportent obligatoirement les éléments suivants :
- la date, les horaires, le lieu et l’ordre du jour de l’Assemblée Générale concernée
- la mention « Je soussigné (…) donne procuration à (…) pour prendre en mon nom toutes les Décisions prévues
- le prénom et nom du mandataire
- le prénom et nom du mandaté
- la signature du mandataire
- la signature du mandaté
Un Membre Actif ne peut détenir qu’une seule procuration par Assemblée Générale.

Procès Verbaux et Relevés de Décisions

Les Procès Verbaux comportent obligatoirement les éléments suivants :
- Date, lieu ou moyen de Réunion
- Heure début et fin
- Type de Réunion
- Liste nominative des participants
- Quorum
- Décisions prises avec résultats de chaque scrutin
- Signatures
Les Relevés de Décisions comportent exclusivement les éléments suivants :
- Date de Réunion
- Type de Réunion
- Extrait des Décisions prises, ne comportant que les Décisions concernant le destinataire du Relevé
- Signatures

Mesures disciplinaires

En cas d’échec de la phase de médiation ou en cas de suspension conservatoire, la mesure disciplinaire à l’encontre de la personne concernée se déroule selon les conditions suivantes :
- convocation à une audition via courrier en recommandé avec accusé de réception
- copie au Vérificateur Du Bureau
- information dans le courrier de la nature des faits reprochés en regard des Textes
- possibilité d’être assisté par un tiers lors de l’audition
Une Réunion de Bureau est ensuite convoquée pour délibérer en présence exclusive du Vérificateur Du Bureau.
Le résultat est communiqué à la personne concernée qui peut alors demander une convocation d’Assemblée Générale Extraordinaire en cas d’exclusion.
Cette dernière ne peut être convoquée que par la moitié plus un des Membres Actifs, l’ensemble des Membres Actifs étant préalablement et obligatoirement informé par le Bureau.

Communiqués De Presse

Les Communiqués de Presse sont placés sous la responsabilité du Bureau, et rédigés par le Porte Parole prioritairement, ou par le Coordinateur ou le Bureau par défaut.
Ils respectent les Textes et les Décisions prises.
En cas d’urgence, le Porte Parole prioritairement, le Coordinateur par défaut, publie et diffuse tout Communiqué De Presse nécessaire.

Mentions légales et autres

L’ensemble des Textes comporte obligatoirement en en-tête le numéro de l’association, le numéro SIRET, le nom du document, en pied de page l’adresse de gestion et l’adresse du site Internet, en bas de page les paraphes si nécessaire et les signatures.

Codes

Les différents codes utilisés pour la gestion du Collectif sont modifiés à chaque sortie d’un membre du Bureau ou du Vérificateur Du Bureau, par le Coordinateur ou par le Secrétaire-Comptable en cas d’urgence ou par le nouveau Bureau en temps normal.

Fait à Toulouse, le 30 janvier 2016

       Le premier signataire,                                                     Le second signataire

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