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Écrit par HOMODONNEUR le . Publié dans Textes internes

Modalités Administratives

Admissions

Le bulletin de demande d’admission de Membre Actif, quel qu’en soit la forme, comporte les éléments suivants :
- le titre (Monsieur ou Madame)
- le(s) prénom(s)
- le nom
- l’adresse postale
- l’adresse mail (renseignement facultatif mais conseillé)
- le numéro de téléphone portable ou fixe par défaut (renseignement facultatif mais conseillé)
- l’information du montant de la cotisation pleine et réduite
L’acceptation est motivée suivant le respect des Textes, le refus quant à lui ne peut être motivé ni par aucune discrimination ni par mauvaise réputation de l’intéressé mais bel et bien par vote du Bureau qui n’a pas à justifier son choix. Les acceptations tout comme les refus sont notifiés anonymement sur les Procès-Verbaux, les acceptations seront de plus validées par les inscriptions dans la base de données.
En cas de cotisation effectuée après le premier septembre, celle-ci est enregistrée au premier janvier de l’année civile suivante.
La fiche de Sympathisant ou de Membre d’Honneur est renseignée par le Bureau sans mention de cotisation, mais avec les autres renseignements prévus pour les Membres Actifs.
La fiche de Membre Bienfaiteur indique le montant de la cotisation minimale, avec les autres renseignements prévus pour les Membres Actifs.
Pour les Membres Bienfaiteurs et Membres d’Honneur, le renseignement du titre prévoit en plus le statut d’association ou d’entreprise.

Base de données

Les données relatives aux Membres Actifs sont traitées au moyen d’un fichier qui permet de suivre :
- les mouvements d’entrée et de sortie
- les cotisations
- les prises de responsabilités (dates d’entrée en fonction et sortie, postes concernés)
Les données relatives aux Sympathisants, Membres Bienfaiteurs, Membres d’Honneur, Associations et de leurs Membres, Personnalités, Administrations et tiers et de leurs Membres, Média et Journalistes sont traités uniquement sur leurs tables appropriées.
Toute personne dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations la concernant.
Tout décès, démission, radiation administrative ou exclusion d’un Membre Actif uniquement entraine la suppression automatique de toutes ses données, hormis son numéro de membre.

Cahier de présence

Le cahier de présence est renseigné par chaque personne présente à chaque Réunion par l’apposition de son prénom et de son nom, éventuellement de sa signature.
En cas de téléréunion, le Secrétaire-Comptable renseigne la liste des participants, dans tous les cas la date et le nom de la Réunion sont mentionnés.

Archives

Sont archivés en deux ensembles distincts les documents de l’année en cours et les documents des années passées.
Sont compris dans les documents en cours :
- Le dernier Journal Officiel
- Le dernier récépissé de la Préfecture
- Le Registre Spécial Obligatoire
- Les derniers Textes
- Les derniers rapports (moral, activité, financier et du Vérificateur Du Bureau)
- La dernière liste de Membres (du Bureau, Actifs, Sympathisants, d’Honneur, Bienfaiteurs)
- Les Ordre Du Jour de l’année
- Les Procès Verbaux de l’année
- Le contrat d’assurance responsabilité civile de l’année
- Le contrat du compte bancaire
- Les justificatifs comptables de l’année (factures, relevés de compte)
Les documents des années passées sont ceux de la liste précédente, antérieurs à l’année en cours, hormis le Registre Spécial Obligatoire.
Toutes les documents sont conservées à vie, sauf les documents suivants :
- procurations : trois mois
- accords administratifs pour Réunions (détruits dès activité passée)

- courriers non-officiels (publicités, renseignements…)

Tenue des comptes

Les comptes sont établis via un logiciel permettant l’établissement de documents en partie double.
La banque retenue pour le compte chèque est modifiable par simple décision du Bureau.
Les membres du Bureau détiennent tous la signature du compte.
Les Décisions relatives aux dépenses sont prises par le Bureau à la majorité simple, le droit de veto du Secrétaire-Comptable n’est opposable qu’en cas de Décision amenant à une incapacité à honorer la dépense ou les autres dépenses à venir.
Les frais de déplacement ne sont remboursés que sur la base de subventions dédiées à cette charge.

Convocations Assemblées Générales

Les convocations d’Assemblées Générales comportent obligatoirement les éléments suivants :
- date
- horaires
- lieu ou moyen de Réunion
- ordre du jour
En outre, elles s’effectuent impérativement par l’envoi d’un courrier, d’un sms et d’un mail à chaque Membre Actif à jour de ses cotisations pour l’année civile en cours, et sont connues du grand public au travers du site Internet et des réseaux sociaux.

Procurations

Les procurations comportent obligatoirement les éléments suivants :
- la date, les horaires, le lieu et l’ordre du jour de l’Assemblée Générale concernée
- la mention « Je soussigné (…) donne procuration à (…) pour prendre en mon nom toutes les Décisions prévues
- le prénom et nom du mandataire
- le prénom et nom du mandaté
- la signature du mandataire
- la signature du mandaté
Un Membre Actif ne peut détenir qu’une seule procuration par Assemblée Générale.

Procès Verbaux et Relevés de Décisions

Les Procès Verbaux comportent obligatoirement les éléments suivants :
- Date, lieu ou moyen de Réunion
- Heure début et fin
- Type de Réunion
- Liste nominative des participants
- Quorum
- Décisions prises avec résultats de chaque scrutin
- Signatures
Les Relevés de Décisions comportent exclusivement les éléments suivants :
- Date de Réunion
- Type de Réunion
- Extrait des Décisions prises, ne comportant que les Décisions concernant le destinataire du Relevé
- Signatures

Mesures disciplinaires

En cas d’échec de la phase de médiation ou en cas de suspension conservatoire, la mesure disciplinaire à l’encontre de la personne concernée se déroule selon les conditions suivantes :
- convocation à une audition via courrier en recommandé avec accusé de réception
- copie au Vérificateur Du Bureau
- information dans le courrier de la nature des faits reprochés en regard des Textes
- possibilité d’être assisté par un tiers lors de l’audition
Une Réunion de Bureau est ensuite convoquée pour délibérer en présence exclusive du Vérificateur Du Bureau.
Le résultat est communiqué à la personne concernée qui peut alors demander une convocation d’Assemblée Générale Extraordinaire en cas d’exclusion.
Cette dernière ne peut être convoquée que par la moitié plus un des Membres Actifs, l’ensemble des Membres Actifs étant préalablement et obligatoirement informé par le Bureau.

Communiqués De Presse

Les Communiqués de Presse sont placés sous la responsabilité du Bureau, et rédigés par le Porte Parole prioritairement, ou par le Coordinateur ou le Bureau par défaut.
Ils respectent les Textes et les Décisions prises.
En cas d’urgence, le Porte Parole prioritairement, le Coordinateur par défaut, publie et diffuse tout Communiqué De Presse nécessaire.

Mentions légales et autres

L’ensemble des Textes comporte obligatoirement en en-tête le numéro de l’association, le numéro SIRET, le nom du document, en pied de page l’adresse de gestion et l’adresse du site Internet, en bas de page les paraphes si nécessaire et les signatures.

Codes

Les différents codes utilisés pour la gestion du Collectif sont modifiés à chaque sortie d’un membre du Bureau ou du Vérificateur Du Bureau, par le Coordinateur ou par le Secrétaire-Comptable en cas d’urgence ou par le nouveau Bureau en temps normal.

Fait à Toulouse, le 30 janvier 2016

       Le premier signataire,                                                     Le second signataire